Políticas y Lineamientos – Servicio de Gestión de Patrocinadores Medical Minds

1. Descripción del Servicio

1.1 Alcance del Servicio

• Gestión y negociación de espacios comerciales en eventos
• Soporte durante el evento para patrocinadores
• Coordinación de actividades comerciales
• Gestión de publicidad y promoción
• Diseño y planificación de stands
• Búsqueda activa de patrocinadores potenciales

1.2 Modalidades de Servicio

• Gestión directa de patrocinios (comisión 20%)
• Administración de patrocinios externos (comisión 10%)
• Servicios adicionales de diseño y marketing
• Soporte operativo durante eventos

2. Estructura de Comisiones y Pagos

2.1 Comisiones Base

• 20% sobre el valor total del stand para negociaciones directas de Medical Minds
• 10% sobre el valor total del stand para patrocinios conseguidos por el organizador
• Comisiones no negociables ni transferibles a terceros
• Prohibición expresa de compartir comisiones con otras empresas similares

2.2 Términos de Pago

• Pago de comisiones: 5 días posteriores al anticipo del patrocinador
• Facturación independiente por servicios adicionales
• Pagos directos permitidos para servicios de marketing
• No responsabilidad en la cobranza a patrocinadores

3. Responsabilidades de las Partes

3.1 Responsabilidades de Medical Minds

• Negociación profesional con potenciales patrocinadores
• Asignación de personal de soporte durante evento
• Gestión de necesidades básicas del stand (montaje, electricidad, accesos)
• Coordinación de actividades comerciales autorizadas
• Diseño de stands cuando sea contratado
• Gestión de campañas publicitarias según acuerdo

3.2 Responsabilidades del Organizador

• Proporcionar documentación legal necesaria
• Facilitar planos y especificaciones técnicas
• Gestionar contratos con patrocinadores
• Obtener seguros necesarios
• Aprobar actividades comerciales
• Gestionar pagos con patrocinadores
• Proporcionar información actualizada sobre espacios disponibles

3.3 Responsabilidades del Patrocinador

• Cumplir con pagos según contrato
• Respetar normativas del evento
• Proporcionar materiales y recursos necesarios
• Cumplir horarios de montaje y desmontaje
• Respetar espacios asignados

4. Limitaciones de Responsabilidad

4.1 Exclusiones Específicas

• Resultados comerciales del evento
• Conflictos entre patrocinadores
• Problemas derivados del evento
• Incumplimientos contractuales de terceros
• Daños o pérdidas en stands
• Resultados de campañas publicitarias

4.2 Protección de Intereses

• Derecho a seleccionar patrocinadores
• Libertad para gestionar reuniones comerciales
• Protección de propiedad intelectual
• Confidencialidad de negociaciones
• Derecho a rechazar servicios adicionales

5. Proceso Operativo

5.1 Gestión de Patrocinios

1. Identificación de potenciales patrocinadores
2. Presentación de propuesta comercial
3. Negociación de términos
4. Confirmación de espacio
5. Coordinación de requerimientos
6. Soporte durante evento

5.2 Actividades Comerciales

• Aprobación previa del organizador
• Coordinación con programa del evento
• Respeto a normativas del venue
• No interferencia con otros patrocinadores
• Documentación de acuerdos

6. Medidas de Protección Adicionales

6.1 Protección Comercial

• Registro de negociaciones iniciadas
• Documentación de acuerdos verbales
• Protección de información confidencial
• Derecho de preferencia en renovaciones
• No competencia en negociaciones activas

6.2 Protección Legal

• Cláusulas de no circunvención
• Protección de propiedad intelectual
• Confidencialidad en negociaciones
• Derecho a cesar servicios
• Indemnización por incumplimiento

7. Términos de Marketing

7.1 Publicidad en Redes Sociales

• Derecho a promover en redes propias
• Aprobación de contenido por organizador
• Coordinación con estrategia general
• Métricas de desempeño
• Reportes de resultados

7.2 Diseño de Stands

• Presupuestos independientes
• Aprobación del patrocinador
• Cumplimiento de normativas del venue
• Especificaciones técnicas
• Tiempos de entrega

8. Terminación de Servicios

8.1 Causales de Terminación

• Incumplimiento de pagos
• Violación de términos
• Conducta inadecuada
• Cancelación de evento
• Fuerza mayor

8.2 Proceso de Cierre

• Notificación formal
• Liquidación de pendientes
• Entrega de documentación
• Finiquito de servicios
• Confidencialidad posterior